Privatlivspolitik for DistIT Services AB
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan DistIT Services AB (DistIT Services , ”vi”, ”os”) behandler personoplysninger om kunder, leverandører, samarbejdspartnere, besøgende på vores websider samt andre eksterne personer.
1 Data controller
DistIT Services AB
Organisation number: 556161-5864
Glasfibergatan 8
125 45 Älvsjö
Sverige
E-mail adress: gdpr@aurdel.com
2 Behandlingsaktiviteter
2.1 Salg af varer og tjenesteydelser
Når du køber varer hos os, behandler vi personoplysninger om dig med det formål at kunne behandle din ordre, herunder at kunne levere de bestilte varer og/eller tjenesteydelser, samt at kunne fakturere dine ordrer og i øvrigt administrere kundeforholdet.
Til dette formål behandler vi følgende kategorier af personoplysninger:
• Dine basale identifikations- og kontaktoplysninger, herunder navn og e-mailadresse, samt – hvis det er relevant – din adresse og dit telefonnummer.
• Oplysninger om dine ordrer, herunder
○ Virksomhedsnavn
○ leveringsoplysninger (dato og leveringsadresse, hvis den er forskellig fra den adresse, vi har fra dine kontaktoplysninger)
○ oplysninger om hvilke varer og/eller tjenesteydelser du har bestilt, herunder
• Varenummer
• Varenavn eller – beskrivelse
• Mængde
○ Købsdato
○ Forhandleroplysninger
○ Betalingsoplysninger
Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en aftale med dig, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at sikre en effektiv behandling af dine ordrer og en effektiv administration af kundeforholdet.
Vi kan videregive dine oplysninger til underleverandører, fragtfirmaer og andre i det omfang det er nødvendigt for at kunne levere det bestilte til dig.
Vi opbevarer transaktionsoplysninger vedrørende dit køb i en periode på fem år fra udgangen af det år, købet har fundet sted, da dette er nødvendigt for at overholde vores forpligtelse i henhold til bogføringsloven.
Oplysninger om produktgaranti opbevares indtil to år efter udgangen af det år, garantiperioden er udløbet, således at vi kan sikre, at vi er i stand til at opfylde vores forpligtelser i den forbindelse overfor dig.
Vi kan dog opbevare oplysningerne i længere tid, hvis oplysningerne behandles lovligt til andre formål, herunder at give dig personlige fordele eller personlig direkte markedsføring med dit samtykke.
Endelig opbevarer vi oplysninger om din samlede købshistorik hos os som en del af stamoplysningerne om dig. Disse oplysninger opbevares så længe, vi har en aktiv relation til dig, hvilket vi har indtil udgangen af det år, hvor vi ikke har haft transaktioner med dig i fem hele og på hinanden følgende kalenderår.
2.2 Udsendelse af nyhedsbreve
Hvis du modtager nyhedsbreve fra os, behandler vi oplysninger om dig med henblik på at kunne sende (relevante nyhedsbreve). De oplysninger, vi behandler, omfatter
• Navn
• Email-adresse
• Oplysninger om samtykke (hvor udsendelsen er baseret på et markedsføringsretligt samtykke)
• Oplysninger om, at du ikke ønsker at modtage nyhedsbreve (enten fordi du har trukket samtykket tilbage, eller fordi du har bedt om ikke længere at modtage nyhedsbreve, som du har modtaget fordi du tidligere har købt varer eller tjenesteydelser hos os)
Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at sende markedsføringsmateriale til kunder og andre, som har indikeret en interesse i sådant materiale.
Vi opbevarer oplysningerne i to år fra udgangen af det år, hvor den første af følgende to situationer opstår:
• Du trækker dit samtykke til at modtage markedsføringsmateriale tilbage
• Der er forløbet 12 måneder uden at vi har sendt markedsføringsmateriale til dig
Hvis du meddeler os, at du ikke længere ønsker at modtage markedsføringsmateriale, som du har modtaget fordi du tidligere har købt varer eller tjenesteydelser hos os, opbevarer vi denne oplysning i 10 år fra udgangen af det år, vi modtager den, således at vi kan sikre, at vi ikke på ny sender markedsføringsmateriale til dig, hvis du igen handler hos os.
2.3 Besøgende på vores hjemmeside
Hvis du besøger vores hjemmeside, kan vi indsamle personoplysninger om dig i form af cookies og lignende teknologier. Formålet hermed er, at vi kan optimere vores hjemmeside ud fra oplysninger om, hvordan de besøgende færdes på hjemmesiden, hvilke dele af hjemmesiden de benytter, samt om der opstår tekniske problemer i forbindelse med brugen af hjemmesiden, herunder om besøg på hjemmesiden bliver afbrudt på en uventet måde.
Du kan læse mere om de enkelte cookies, herunder formålet med at vi anvender dem, samt hvor længe oplysningerne opbevares, i vores cookie politik.
Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at indsamle information om brugen af vores hjemmeside med henblik på optimering af hjemmesiden og målretning af markedsføring.
2.4 Hvis du er (kontaktperson hos) en leverandør eller samarbejdspartner
Hvis du er kontaktperson hos en af vores leverandører eller samarbejdspartner behandler vi oplysninger om dig for at kunne administrere vores relation til dig og den virksomhed, du repræsenterer.
De oplysninger, vi behandler til dette formål, omfatter:
• Navn
• Arbejdsadresse, -email og -telefonnummer
• Handelshistorik og korrespondance
Vi modtager oplysningerne direkte fra dig eller den virksomhed, du repræsenterer.
Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt med dig og/eller den virksomhed, du repræsenterer, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6. stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i en effektiv administration af vores leverandør- og forretningsrelationer.
Oplysninger om transaktioner gemmes i fem år fra udgangen af det år, transaktionen vedrører. Øvrige oplysninger opbevares i fem år fra udgangen af det år, den seneste transaktion med dig eller den virksomhed, du repræsenterer, vedrører.
Hvis du ophører med at være kontaktperson for os, vil vi dog slette dine kontaktoplysninger umiddelbart efter vi modtager meddelelse herom. Øvrige oplysninger opbevares som anført ovenfor.
2.5 Hvis du retter henvendelse til vores kundeservice eller er i kontakt med os af anden årsag
Hvis du er i kontakt med os af andre årsager end de, der fremgår af afsnit 2.1 - 2.4 ovenfor, behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne behandle din henvendelse eller eventuel anden årsag til, at vi er i kontakt med dig.
Vi behandler i den forbindelse følgende kategorier af personoplysninger:
• Dit navn
• Dine kontaktinformationer (adresse, email-adresse og telefonnummer)
• Oplysninger om årsagen til at vi er i kontakt med dig, samt eventuelle oplysninger, vi modtager i forbindelse med den kontakt, vi har med dig.
Retsgrundlaget vil sædvanligvis være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at håndtere henvendelser fra personer, vi kommer i kontakt med i forbindelse med driften af vores virksomhed, på en passende og hensigtsmæssig måde. Afhængigt af omstændighederne kan andre retsgrundlag dog være relevante.
Såfremt vores kontakt med dig indebærer økonomiske transaktioner, opbevarer vi oplysninger den enkelte transaktion i fem år fra udgangen af det år, transaktionen vedrører, mens øvrige oplysninger opbevares i fem år fra udgangen af det år, den seneste transaktion vedrører.
Hvis vores kontakt med dig ikke omfatter økonomiske transaktioner, opbevarer vi som udgangspunkt oplysninger i to år fra udgangen af det år, vi sidst havde kontakt med dig.
3 Oplysninger, du har pligt til at give os
Du er ikke forpligtet til at give os personoplysninger; men hvis du undlader at give de oplysninger, vi beder om, kan det betyde, at vi ikke vil kunne behandle din henvendelse eller levere de ønskede services til dig.
4 Videregivelse og overladelse af oplysninger
Ud over de oplysninger om videregivelse, der fremgår af beskrivelsen af de enkelte behandlingsaktiviteter i afsnittene 2.1 – 2.5 ovenfor, kan vi videregive dine personoplysninger
• Til selskaberne i Aurdel koncernen og forhandlere med henblik på at levere produkter og ydelser til dig, sikre et ensartet serviceniveau på tværs af vores produkter, ydelser
og tjenester, samt forbedre vores produkter, ydelser, tjenester og kundeoplevelse. Aurdel koncernen består af DistIT Service AB, Glasfibergatan 8, 125 45 Älvsjö og datterselskaber horunder Aurdel Denmark A/S Lautruphøj 5-7, 2750 Ballerup, Aurdel Norway AS, Gjellebekkstubben 10, 2nd floor, 3420 Lierskogen og Aurdel Sweden AB, Glasfibergatan 8, 125 45 Älvsjö og Aurdel Finland Oy, Hämeenkatu 13b, 33100 Tampere og Aurdel Baltic UAB, R. Kalantos G. 32, LT-52494 Kaunas
• Til tredjeparter i tilfælde af fusion, salg, joint venture, tildeling, overdragelse eller anden afhændelse af alle eller en del af Aurdels aktiver eller aktier.
• Til advokater, revisorer og andre rådgivere, der bistår Aurdel
Endelig kan vi overlade personoplysningerne til tredjepartsleverandører, der som databehandlere udfører ydelser på vores vegne, herunder fakturering, salg, marketing, it-support, reklame, analyse, markedsresearch, kundeservice, produktservice, forsendelse og opfyldelse af bestillinger, datalagring, validering, sikkerhed eller forebyggelse af svindel.
5 Overførsel af oplysninger til tredjelande
Når du benytter vores webshop, sender en forespørgsel eller modtager nyhedsbreve og anden form for marketing fra os, behandles dine personoplysninger hos databehandlere, der er beliggende i lande uden for EU/EØS eller benytter underdatabehandlere uden for EU/EØS; primært USA.
I sådanne situationer træffer vi foranstaltninger til at sikre, at der er etableret et overførselsgrundlag – typisk EU-Kommissionens standardkontrakter, ligesom vi træffer supplerende foranstaltninger for at beskytte dine rettigheder og frihedsrettigheder, såfremt vi vurderer, at dette er nødvendigt i forhold til de enkelte modtagerlande.
6 Opbevaring af oplysninger
Det fremgår af beskrivelsen af de enkelte behandlingsaktiviteter i afsnittene 2.1 - 2.5 ovenfor, hvor længe vi som udgangspunkt opbevarer dine personoplysninger.
Vi kan dog opbevare oplysningerne i længere tid hvis det er nødvendigt for at vi kan opfylde en retlig forpligtelse eller for at vi kan fastlægge eller håndhæve et retskrav eller gøre et retskrav gældende.
7 Dine rettigheder
Du har som registreret følgende rettigheder:
a) Du har ret til at anmode om indsigt i, samt berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig.
b) Du har derudover ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger om dig og til at anmode om begrænsning af behandlingen af personoplysninger om dig.
c) Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig, at personlige oplysninger om dig bruges med henblik på direkte markedsføring.
d) I det omfang Behandling af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. En sådan tilbagekaldelse af samtykke vil alene have effekt for perioden efter tilbagekaldelsen, og vil således ikke påvirke lovligheden af vores behandling af personoplysninger om dig i perioden indtil tilbagekaldelsen af samtykket.
e) Du har ret til at modtage en kopi af de personoplysninger om dig selv, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (data protabilitet).
f) Du har altid ret til at klage over vores Behandling af personoplysninger om dig til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Der gælder visse betingelser og begrænsninger for disse rettigheder. Det er således ikke sikkert, vi er forpligtede til at efterkomme din anmodning.
Du kan udøve dine rettigheder ved at benytte kontaktinformationen, der fremgår af afsnit 1 til at kontakte os.
Senest opdateret oktober 2024